Organisation Personal
Arbeitszeitregelung
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt in Deutschland den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer. Es begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf 8 Stunden, max. 10 Stunden und schreibt Pausen (30–45 Min.), sowie eine Ruhezeit von 11 Stunden vor.
Die wichtigsten Regelungen des ArbZG:
Arbeitszeit: Die Höchstarbeitszeit beträgt 8 Stunden pro Werktag (Montag bis Samstag, also 48 Std./Woche). Eine Verlängerung auf 10 Stunden ist zulässig, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen im Schnitt 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.
Ruhepausen: Bei einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden müssen mind. 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mind. 45 Minuten Pause eingehalten werden, wobei die Pausen in Zeitabschnitte von jeweils mind. 15 Minuten aufgeteilt werden können.
Ruhezeit: Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit müssen Arbeitnehmer eine ununterbrochene Ruhezeit von mind. 11 Stunden einhalten.
Die wichtigsten Regelungen des ArbZG:
Sonn- und Feiertage: Grundsätzlich gilt ein Beschäftigungsverbot von 0 bis 24 Uhr, wobei Ausnahmen für Notfälle oder bestimmte Branchen existieren.
Nachtarbeit: Die Nachtzeit umfasst die Stunden von 23 bis 6 Uhr. Für Nachtarbeitnehmer gelten besondere Regelungen, darunter die Pflicht zu angemessenen Ausgleichstagen oder einem Lohnzuschlag, sofern keine Tarifverträge abweichende Regelungen treffen.
Dokumentationspflicht: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Des weiteren sind Arbeitszeiten, die über 10 Stunden bei besonderen betrieblichen Anlässen hinausgehen, nachweislich zu dokumentieren (siehe Vorlage) und vom nächsten Vorgesetzten genehmigen und unterschreiben zu lassen.
Dokumentation Arbeitszeiten:
Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Stechuhr-Urteil von 2022 ist klar: Arbeitszeiten müssen systematisch erfasst werden, auch bei Vertrauensarbeit.
- Das Bundesarbeitsgericht stellte unmissverständlich fest, dass die rechtlichen Grundlagen eindeutig sind:
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG: Verpflichtet zur Dokumentation für den Arbeitsschutz.
- § 16 Abs. 2 ArbZG: Fordert die Aufzeichnung von Arbeitszeiten über 8 Stunden täglich.EuGH-Entscheidung C-55/18: Macht die systematische Erfassung aller Arbeitszeiten zur rechtlichen Notwendigkeit
Die 3 Kernregeln des Arbeitszeitschutzes:
- Tägliche Arbeitszeit: grundsätzlich maximal 8 Stunden
Rechtsgrundlage: §3 ArbZG 2. 3. - Verlängerung: auf bis zu 10 Stunden zulässig
(bei Teilzeitkräften gelten andere Regelungen!) - Mindestruhezeit: zwischen zwei Arbeitseinsätzen sind mind. 11 Stunden Ruhezeit verpflichtend! Rechtsgrundlage: §5 ArbZG
Regelungen bei Dienstreisen:
Grund: Einhaltung der 11 Stunden Mindestruhezeit. 04.05.2026
Diese Regeln gelten auch während Dienstreisen.
Beispiel für späte Rückkehr:
- Rückkehr von der Dienstreise um 22:00 Uhr.
- Nächster Arbeitsbeginn frühestens 09:00 Uhr.
Arbeits- und Ruhezeit Grundlagen
Arbeitszeit-Ruhezeit-Grundlagen.pdf In neuem Tab öffnenGesetzliche Pausenzeitregelung
In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verbindliche Ruhepausen.
Bei 6 bis 9 Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Pausen müssen im Voraus festgelegt sein, können in Einheiten von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden und spätestens nach 6 Stunden Arbeitszeit erfolgen.
Gesetzliche Pausenzeiten im Überblick (Erwachsene):
- Bis 6 Stunden: Keine gesetzliche Pause vorgeschrieben.
- 6 bis 9 Stunden: Mindestens 30 Minuten Pause (kann aufgeteilt werden, z.B. 2x 15 Min.).
- Mehr als 9 Stunden: Mindestens 45 Minuten Pause (kann aufgeteilt werden, z.B. 3x 15 Min.).
Was gilt als Pause? Bewusstes Verlassen des Arbeitsplatzes (Mittagspause, Raucherpause, Zubereitung von Mahlzeiten, längere private Telefonate).
Was gilt nicht als Pause? Kurzunterbrechungen (Toilettengänge, Wasser/Kaffee holen), arbeitsbezogene Tätigkeiten und fachliche Gespräche, Unterbrechungen am bereitgehaltenen Arbeitsplatz.
Erfassung: Manuelles Ein- & Ausstempeln. Falls Mindestpause nicht erreicht, automatischer Abzug: 30 min >> 6-9 Stunden, 45 min >> ab 9 Stunden.
Arbeits- und Ruhezeit Grundlagen
Arbeitszeit-Ruhezeit-Grundlagen.pdf In neuem Tab öffnenReisekosten
Reisekosten sind alle Ausgaben, die bei einer beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Sie umfassen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Diese Kosten können entweder vom Arbeitgeber erstattet oder als Werbungskosten/Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden.
Die vier Hauptkomponenten der Reisekosten:
- Fahrtkosten: Kosten für die Nutzung von Verkehrsmitteln (Bahn, Flugzeug, Taxi) oder Kilometerpauschalen bei Nutzung des privaten PKWs.
- Übernachtungskosten: Ausgaben für Hotelzimmer oder andere Unterkünfte.
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschbeträge für erhöhte Verpflegungskosten während der Abwesenheit (abhängig von der Dauer).
- Reisenebenkosten: Aufwendungen wie Parkgebühren, Gepäckträger, Maut oder geschäftliche Telefonate.
Wichtige Fakten zur Reisekostenabrechnung (Stand 2026):
- Dienstreise: Reisekosten entstehen bei Tätigkeiten außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes (“erste Tätigkeitsstätte”).
- Erstattung: Arbeitgeber sind nach § 670 BGB verpflichtet, beruflich veranlasste Reisekosten zu erstatten.
- Nachweise: Belege müssen gesammelt und eingereicht werden (Fristen beachten).
- Steuern: Viele Ausgaben können die Steuerlast durch Betriebsausgabenabzug (Unternehmer) oder Werbungskosten (Arbeitnehmer) senken.
- Pausschalen: Nutzen Sie gesetzliche Pauschbeträge für Verpflegung und Fahrtkosten, um die Abrechnung zu vereinfachen.
Reisekosten umfassen nicht nur die Fahrt, sondern alle mit der Dienstreise verbundenen Auslagen
Ablauf bei Krankheit
Bei Arbeitsunfähigkeit ist die Köstlin Prepress Services unverzüglich, möglichst vor Arbeitsbeginn, zu informieren. Die Meldung kann telefonisch oder per E-Mail oder erfolgen. Dabei ist die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit anzugeben; die Angabe des Krankheitsgrundes ist nicht erforderlich.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ein Arzt aufzusuchen, damit eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erstellt werden kann. Köstlin ist berechtigt, die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung auch zu einem früheren Zeitpunkt zu verlangen.
Die eAU wird durch den Arbeitgeber direkt bei der Krankenkasse abgerufen. Eine papiergebundene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist grundsätzlich nicht erforderlich.
Bei einer Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit ist das Unternehmen unverzüglich über die weitere Dauer zu informieren.
Beantragung Urlaub
Um Urlaub zu beantragen, muss jeder Mitarbeiter sich grundsätzlich mit seinen Kollegen abstimmen bezüglich der Vertretung. Als nächster Schritt wird der Antrag beim jeweiligen Teamleiter zur Genehmigung abgegeben. Wenn der Urlaub bestätigt wird, wird dieser im Urlaubskalender sichtbar hinterlegt.
Urlaubsantrag.pdf In neuem Tab öffnen
Buchhaltung-Infos für neue Mitarbeiter
Unsere Buchhaltung benötigt Informationen von neuen Mitarbeitern. Hierfür gibt es ein Dokument welches über folgenden Link zum Download zur Verfügung steht. Dieses Dokument ist ebenfalls im Downloadcenter zu finden.
Buchhaltung_Infos_neue_MA.pdf In neuem Tab öffnen